물리적인 공간이 정돈되었다면, 이제는 그 안에서 업무 속도를 끌어올릴 차례입니다. 과거에는 자료 수집, 일정 정리, 초안 작성 등을 혼자서 다 해야했죠. 하지만 이제는 AI(인공지능)가 대신해 주는 시대가 되었습니다. 홈 오피스에서 혼자 일하지만, Al가 있으면 마치 든든한 비서를 둔 것 같은 느낌이 드는데요. 이번에는 업무 효율을 극대화할 수 있는 AI 도구 활용법을 공유합니다.
1. AI 비서와 협업하는 법: 챗GPT와 클로드 활용
AI를 단순한 검색 엔진으로 쓰면 아깝습니다. 저는 확실하게 업무의 파트너로 활용하고 있어요.
- 아이디어 브레인스토밍: 기획안의 목차가 막힐 때 AI에게 5가지 정도의 다른 관점을 제시해달라고 합니다.
- 요약 및 번역: 방대한 양의 해외 자료나 논문을 읽는데 시간이 엄청 걸리죠. 이때 AI에게 핵심 내용을 3줄로 요약하게 명령하고요, 이를 통해 읽는 시간을 80% 줄였습니다.
- 초안 작성: 백지 상태에서 시작하는 시간적 낭비를 줄이고 있습니다. AI가 만든 초안을 수정(Editing)하는 방식으로 일하면 훨씬 빠르거든요.
2. 올인원 워크스페이스: Notion으로 지식 관리하기
여기저기 흩어진 메모와 일정은 집중력을 떨어뜨립니다.
- 데이터베이스화: 노션(Notion)을 활용해 진행 중인 프로젝트, 참고 자료, 지출 영수증을 한곳에 모아보세요.
- AI 기능 활용: 노션 AI를 통해 작성 중인 글의 어조를 바꾸거나, 긴 회의록에서 할 일(To-do) 목록만 자동으로 추출할 수 있어요.
3. 제가 직접 쓰는 업무 자동화 툴: Zapier
단순한 업무의 반복은 AI에게 맡기세요. 저는 '재피어(Zapier)'라는 프로그램을 가지고 여러 앱을 연결하고 있습니다.
예를 들어, "특정 메일이 오면 자동으로 슬랙 메시지를 보내고, 첨부 파일은 구글 드라이브에 저장하라"는 명령을 설정해놓습니다. 처음 세팅하는데는 좀 번거로웠지만, 한번 만들어두니, 한달에 수십 시간은 절약을 할 수 있었죠.
4. 주의사항: AI는 '도구'일 뿐 '주인'이 아님
편하긴하지만, AI가 만든 결과물을 그대로 사용하는 것은 결코 좋지 않습니다. 반드시 나의 언어로 한번 검토하고, 또 수정하는 과정이 필요합니다. 구글과 같은 검색 엔진도 AI가 생성한 '저품질의 복사 붙여넣기'글은 결코 좋아하지 않구요. 나만의 경험과 통찰이 담긴 글을 훨씬 더 좋아합니다.
AI 도구를 잘 다루는 것은 이제 선택이 아닌 필수입니다. 오늘 여러분의 업무 중 가장 귀찮은 일 하나를 AI에게 맡겨보는 건 어떨까요? 비워진 시간만큼 여러분은 더 창의적이고 중요한 일에 몰입할 수 있습니다~
[16편 핵심 요약]
- AI 도구(ChatGPT 등)를 활용해 자료 조사와 초안 작성 시간을 획기적으로 단축.
- Notion과 같은 협업 툴로 개인의 지식 창고를 체계화하여 정보 검색 시간을 줄이자.
- 단순 반복 업무는 자동화 도구(Zapier 등)를 활용해 시스템화하는 것이 고수의 업무 방식.
다음 편 예고: "디지털 노마드의 수납 기술: 클라우드와 외장하드로 책상 위 서류 없애기"에 대해 다룹니다.
여러분이 요즘 가장 유용하게 쓰고 있는 AI 앱이나 디지털 도구는 무엇인가요? 댓글로 서로의 꿀팁을 나누어 보아요!